Termini di servizio

1. Oggetto e accettazione

Questi Termini regolano l’uso di Adempilo (il “Servizio”), fornito dal soggetto indicato in apertura (il “Fornitore”). Creando un account o usando il Servizio, l’Utente accetta questi Termini e l’Informativa sulla privacy. Chi accetta per conto di uno studio, di una società o di un’associazione professionale dichiara di avere il potere di vincolarla.

2. Definizioni

• Servizio: l’applicazione web Adempilo e le relative funzioni, come descritte al paragrafo 5.
• Utente: il professionista, lo studio o l’impresa che crea un account e usa il Servizio.
• Account: l’area riservata dell’Utente, accessibile con le sue credenziali.
• Dati del Cliente: i dati personali che l’Utente carica o raccoglie tramite il Servizio relativi ai propri clienti, contatti e collaboratori.
• Integrazioni: i collegamenti a servizi di terze parti attivati dall’Utente, come le caselle email Google, Microsoft o IMAP/SMTP.

3. Destinatari del Servizio

Il Servizio è riservato a professionisti e imprese che lo usano nell’ambito della propria attività professionale. Non è destinato ai consumatori: non si applicano quindi le disposizioni del Codice del consumo (D.Lgs. 206/2005).

4. Account

L’Utente si impegna a fornire informazioni veritiere, a mantenere riservate le credenziali di accesso e a comunicare senza ritardo al Fornitore qualsiasi uso non autorizzato dell’Account. L’Utente è responsabile delle attività svolte tramite il proprio Account.

5. Descrizione del Servizio

Il Servizio consente all’Utente, tra l’altro, di:

• importare l’anagrafica dei clienti e i contatti e abbinarli tra loro;
• caricare modelli F24, estrarne i dati e associarli ai clienti;
• inviare ai clienti comunicazioni relative agli F24 tramite la propria casella email o preparare messaggi da inviare su WhatsApp;
• inviare richieste di documenti, riconoscere le risposte e gli allegati ricevuti e inviare solleciti.

Il Fornitore può aggiornare e migliorare il Servizio nel tempo. In caso di eliminazione di funzioni rilevanti, ne darà comunicazione agli Utenti con ragionevole anticipo.

6. Ruolo dell’Utente e limiti del Servizio

Il Servizio è uno strumento di supporto all’attività dell’Utente e non la sostituisce. L’Utente resta l’unico responsabile:

• della correttezza dei modelli F24 e degli altri dati caricati;
• della verifica dei dati estratti automaticamente e degli abbinamenti proposti dal Servizio;
• del contenuto, dei destinatari e dei tempi delle comunicazioni inviate ai clienti;
• del rispetto delle scadenze fiscali e dei propri obblighi professionali e deontologici.

Il Servizio non effettua pagamenti, non trasmette dichiarazioni o modelli all’Agenzia delle Entrate o ad altri enti e non fornisce consulenza fiscale. Le funzioni basate sull’intelligenza artificiale possono produrre risultati incompleti o errati: per questo i risultati incerti sono segnalati come “da verificare” e l’Utente deve controllarli prima di usarli.

7. Integrazioni con servizi di terze parti

Collegando una casella email, l’Utente autorizza il Fornitore ad accedervi nei limiti descritti nell’Informativa sulla privacy e può revocare l’autorizzazione in qualsiasi momento. I servizi di terze parti sono regolati dalle rispettive condizioni: il Fornitore non risponde della loro indisponibilità né di modifiche alle loro interfacce che limitino il funzionamento delle Integrazioni.

Le email inviate tramite il Servizio partono dalla casella dell’Utente, a suo nome e sotto la sua responsabilità, anche per quanto riguarda il rispetto dei limiti di invio del provider.

8. Uso consentito

L’Utente si impegna a non:

• usare il Servizio per attività illecite o per inviare comunicazioni commerciali non richieste;
• caricare dati personali senza un’idonea base giuridica o contenuti che violino diritti di terzi;
• caricare file contenenti virus o altro codice dannoso;
• tentare di accedere senza autorizzazione al Servizio, ai sistemi del Fornitore o ai dati di altri Utenti;
• sovraccaricare intenzionalmente il Servizio o aggirarne le misure di sicurezza;
• decompilare o copiare il Servizio, salvo nei limiti consentiti dalla legge, o rivenderlo senza autorizzazione scritta del Fornitore.

9. Trattamento dei Dati del Cliente (art. 28 GDPR)

Questo paragrafo costituisce l’accordo sul trattamento dei dati previsto dall’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

9.1 Ruoli

Per i Dati del Cliente l’Utente è titolare del trattamento e nomina il Fornitore responsabile del trattamento, che lo accetta.

9.2 Oggetto e durata

• Oggetto e finalità: fornitura delle funzioni del Servizio all’Utente.
• Durata: pari alla durata del contratto, fino alla cancellazione dei dati prevista al punto 9.9.
• Tipi di dati: dati anagrafici e di contatto, codici fiscali e partite IVA, dati contenuti negli F24, testo delle comunicazioni e documenti inviati dai clienti, che possono includere categorie particolari di dati (ad esempio spese sanitarie).
• Categorie di interessati: clienti dell’Utente, loro referenti e contatti, collaboratori dell’Utente.

9.3 Istruzioni

Il Fornitore tratta i Dati del Cliente solo su istruzione documentata dell’Utente, costituita da questi Termini e dall’uso e dalla configurazione del Servizio da parte dell’Utente, salvo obblighi di legge. Il Fornitore informa l’Utente se ritiene che un’istruzione violi la normativa.

9.4 Riservatezza e sicurezza

Il Fornitore garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza e adotta le misure di sicurezza previste dall’art. 32 GDPR, descritte nell’Informativa sulla privacy.

9.5 Sub-responsabili

L’Utente autorizza in via generale il Fornitore a ricorrere a sub-responsabili. Alla data di questi Termini il Fornitore si avvale di Amazon Web Services EMEA SARL per hosting, database, archiviazione dei file, autenticazione e intelligenza artificiale, con trattamento nell’Unione Europea. Il Fornitore comunica all’Utente l’aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili; l’Utente può opporsi per motivi legittimi e, in mancanza di accordo, recedere dal contratto. Il Fornitore impone ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente paragrafo.

9.6 Assistenza all’Utente

Tenuto conto della natura del trattamento, il Fornitore assiste l’Utente nel dare seguito alle richieste degli interessati e nel rispetto degli obblighi previsti dagli articoli da 32 a 36 GDPR.

9.7 Violazioni dei dati

Il Fornitore informa l’Utente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione dei Dati del Cliente, fornendo le informazioni disponibili per consentirgli di adempiere ai propri obblighi di notifica.

9.8 Trasferimenti

I Dati del Cliente sono trattati nell’Unione Europea. Eventuali trasferimenti verso Paesi extra UE avvengono solo nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR.

9.9 Fine del trattamento

Alla cessazione del contratto il Fornitore, su richiesta dell’Utente presentata entro 30 giorni, restituisce i Dati del Cliente in un formato di uso comune; trascorso tale termine li cancella, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge.

9.10 Verifiche

Il Fornitore mette a disposizione dell’Utente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo paragrafo e consente verifiche, anche tramite un revisore incaricato dall’Utente e vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni, a spese dell’Utente e non più di una volta l’anno, salvo violazioni accertate.

9.11 Obblighi dell’Utente

L’Utente garantisce di disporre di un’idonea base giuridica per il trattamento dei Dati del Cliente, di aver fornito agli interessati l’informativa prevista dagli articoli 13 e 14 GDPR e che le proprie istruzioni sono conformi alla normativa.

10. Corrispettivi

Le condizioni economiche del Servizio (piani, prezzi e modalità di pagamento) sono quelle indicate nell’offerta o al momento dell’attivazione. Le variazioni di prezzo sono comunicate con almeno 30 giorni di preavviso; l’Utente che non le accetta può recedere prima della loro entrata in vigore. In caso di mancato pagamento, il Fornitore può sospendere l’Account dopo un sollecito rimasto senza esito.

11. Disponibilità del Servizio

Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile con continuità, ma non garantisce che sia privo di errori o di interruzioni. Il Servizio può essere temporaneamente sospeso per manutenzione, aggiornamenti o cause non dipendenti dal Fornitore, come malfunzionamenti dei fornitori di infrastruttura o dei servizi integrati. Le manutenzioni programmate sono comunicate, quando possibile, con anticipo.

12. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio Adempilo e i contenuti del Servizio appartengono al Fornitore o ai suoi licenzianti. All’Utente è concessa una licenza d’uso non esclusiva, non trasferibile e limitata alla durata del contratto.

I dati caricati dall’Utente restano di sua proprietà: il Fornitore li usa solo per fornire il Servizio, come previsto da questi Termini. Suggerimenti e segnalazioni inviati dall’Utente possono essere usati liberamente dal Fornitore per migliorare il Servizio.

13. Responsabilità

Salvo i casi di dolo o colpa grave e nei limiti previsti dall’art. 1229 del Codice civile, il Fornitore non risponde:

• di danni indiretti, perdita di profitti, di clientela o di dati;
• di sanzioni, interessi o danni derivanti da errori nei dati caricati o estratti e non verificati dall’Utente, da pagamenti mancati o tardivi, o dal contenuto delle comunicazioni inviate dall’Utente;
• di disservizi causati da servizi di terze parti.

In ogni caso, la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata all’importo pagato dall’Utente per il Servizio nei 12 mesi precedenti l’evento che ha causato il danno.

L’Utente tiene indenne il Fornitore da pretese di terzi derivanti dalla violazione di questi Termini o della normativa sulla protezione dei dati da parte dell’Utente.

14. Durata, recesso e sospensione

Il contratto è a tempo indeterminato. L’Utente può recedere in qualsiasi momento chiudendo l’Account o scrivendo all’indirizzo email indicato in apertura. Il Fornitore può recedere con un preavviso di almeno 30 giorni.

Il Fornitore può sospendere o chiudere l’Account con effetto immediato in caso di violazione grave di questi Termini, di rischi per la sicurezza del Servizio o di altri Utenti, o di richiesta dell’autorità. Alla cessazione del contratto si applica il punto 9.9.

15. Modifiche ai Termini

Il Fornitore può modificare questi Termini comunicandolo all’Utente via email o all’interno del Servizio almeno 30 giorni prima dell’entrata in vigore, salvo modifiche imposte dalla legge o relative a nuove funzioni, che possono avere effetto immediato. L’Utente che non accetta le modifiche può recedere prima che entrino in vigore; in caso contrario le modifiche si intendono accettate.

16. Comunicazioni

Le comunicazioni all’Utente sono inviate all’indirizzo email associato all’Account. Le comunicazioni al Fornitore vanno inviate all’indirizzo email indicato in apertura.

17. Legge applicabile e foro competente

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa alla loro interpretazione, esecuzione o risoluzione è competente in via esclusiva il Foro del luogo in cui il Fornitore ha la sede legale.

18. Disposizioni finali

L’eventuale invalidità di una clausola non comporta l’invalidità delle altre. Il mancato esercizio di un diritto da parte del Fornitore non costituisce rinuncia. L’Utente non può cedere il contratto senza il consenso scritto del Fornitore. Questi Termini, insieme all’Informativa sulla privacy e alle eventuali condizioni economiche accettate, costituiscono l’intero accordo tra le parti sul Servizio.

19. Approvazione specifica

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, l’Utente dichiara di aver letto e di approvare specificamente le seguenti clausole: 6 (Ruolo dell’Utente e limiti del Servizio), 7 (Integrazioni con servizi di terze parti), 11 (Disponibilità del Servizio), 13 (Responsabilità), 14 (Durata, recesso e sospensione), 15 (Modifiche ai Termini) e 17 (Legge applicabile e foro competente).